STE-026 Persónuverndarstefna

Menntaskólinn í Kópavogi leggur áherslu á að tryggja að öll meðferð per­sónu­upp­lýs­inga sé í sam­ræmi við ákvæði laga um per­sónu­vernd og meðferð per­sónu­upp­lýs­inga. Markmið per­sónu­vernd­ar­stefn­unnar er að auðvelda ein­stak­lingum að átta sig á hvaða upp­lýs­ingum skólinn safnar, hvers vegna og hvað er gert við þær. Eins er því lýst hver réttur einstaklings er varðandi per­sónu­upp­lýs­ingar og hvert hægt er að leita ef óskað er eftir upp­lýs­ingum eða ef einstaklingi þykir á sér brotið.

Persónuupplýsingar og meðferð þeirra

Þær per­sónu­upp­lýs­ingar sem skráðar eru í Menntaskólanum í Kópavogi hafa allar laga­legan eða þjón­ustu­legan til­gang. Per­sónu­upp­lýs­ingar er varða starfsfólk og nem­endur eru allar til þess gerðar að veita þeim þá þjón­ustu er þeir hafa laga­legan rétt til.

Menntaskólinn í Kópavogi mun gera allt sem í hans valdi er til að tryggja að farið verði með ýtr­ustu gætni með per­sónu­upp­lýs­ingar í skól­anum og að meðferð þeirra sé í sam­ræmi við lög og reglur. Starfs­menn Menntaskólans í Kópavogi eru bundnir þagnareið sem helst þegar starfsmaður hættir störfum og þeim ber skylda til að fara með per­sónu­upp­lýs­ingar sam­kvæmt lögum og reglum. Menntaskólinn í Kópavogi hefur sett sér nokkrar grund­vall­ar­reglur við meðhöndlun persónulegra upplýsinga, þær skulu vera:

• Löglegar, sanngjarnar og réttar
• Meðhöndlaðar af trúnaði og tryggðar gegn óheimilum breytingum
• Vera skráðar í sérstökum tilgangi og ekki síðar notaðar í öðrum óskyldum tilgangi
• Vistaðar eins lengi og lög um opinber skjalasöfn gera kröfur um
• Vera uppfærðar og aðgengilegar
• Persónuupplýsingar eru aðeins notaðar í upprunalegum tilgangi og eru ekki afhentar öðrum nema að beiðni hlutaðeigandi, með ótvíræðu samþykki hans eða að skólanum beri lagaleg skylda til.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Per­sónu­upp­lýs­ingar eru hvers kyns upp­lýs­ingar um per­sónu­greindan eða per­sónu­grein­an­legan ein­stak­ling, þ.e. upp­lýs­ingar sem á ein­hvern hátt má tengja við ein­stak­ling.

Hvaða persónuupplýsingar skráir eða geymir Menntaskólinn í Kópavogi?

Til þess að gegna skyldum skólans og geta boðið starfsfólki og nem­endum hans sem besta þjón­ustu þarf að skrá og meðhöndla persónu­legar upp­lýs­ingar bæði raf­rænt og á pappír.

Menntaskólinn í Kópavogi er í sam­starfi við Advania sem er rekstraraðili rafrænna kerfa er varða rekstur skólans (Inna/Oracle). Aðgangi að þessum kerfum er stýrt með per­sónu­legum aðgangi og skal enginn hafa aðgang að per­sónu­upp­lýs­ingum sem ekki hefur til þess heimild. Heim­ildir til aðgangs að upp­lýs­ingum í rafrænum upplýsingakerfum eru ein­skorðaðar við þá ein­stak­linga sem starfs síns vegna þurfa aðgengi að upp­lýs­ingum um starfsfólk eða nem­endur, s.s. skóla­stjórnendur, kenn­ara, námsráðgjafa og þjón­ustuaðila við nem­endur. Þessir aðilar hafa ekki allir sama aðgang, heldur hefur hver og einn aðgang sem viðkomandi þarf til að geta sinnt sinni þjónustu.

Dæmi um per­sónu­upp­lýs­ingar sem Menntaskólinn í Kópavogi skráir eða notar í starf­sem­inni:

• Nafn og kennitala
• Heimilisfang
• Netpóstfang
• Símanúmer
• Nöfn forráðamanna
• Netföng forráðamanna
• Símanúmer forráðamanna
• Mætingar
• Verkefnaskil
• Einkunnir
• Upplýsingar um sérþarfir nemanda sem nauðsynlegar eru fyrir skólagöngu hans og nemandi eða forráðamaður lætur skólanum í té
• Bankaupplýsingar
• Starfsferilsskrá
• Sakavottorð starfsmanna

Hvaðan koma upplýsingarnar?

Skráningar upplýsinga í rafræn kerfi

Upp­lýs­ing­arnar koma frá starfsmanni, nem­anda, forráðamanni hans, skóla­stjórnendum, kennara, námsráðgjafa eða öðrum starfs­mönnum skólans sem til þess hafa heimild.

Netpóstur

Tölvu­póstur er varðar beint starfsfólk, nemendur eða starfssemi skólans og sendur er Menntaskólanum í Kópavogi eða starfsmönnum hans vistast til framtíðar í rafrænu skjalakerfi skólans.

Upplýsingar um sérþarfir

Upp­lýs­ingar um sérþarfir nem­anda er nauðsynlegar eru fyrir skólagöngu hans koma frá nem­anda eða forráðamanni hans.

Myndir

Mynd til birt­inga í aug­lýs­inga­efni skólans, á heimsíðu hans eða á sam­fé­lagsmiðlum á vegum hans er aðeins birt að fyr­ir­ liggi heimild frá starfsmanni eða nem­anda og (ef við á) forráðamanni hans. Enda skal á jafn auðveldan hátt og heim­ildin var veitt vera hægt að draga hana til baka. Ætíð skal orðið við beiðni starfsmanns eða nem­anda og (ef við á) forráðamanni hans um að fja­rlægja mynd af heimasíðu eða sam­fé­lagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heimild til mynd­birt­inga er þegar hóp­mynd er tekin í skól­anum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er fókus mynd­ar­innar. Starfsmaður eða nem­andi eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða sam­fé­lagsmiðlum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.

Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga

Þær per­sónu­upp­lýs­ingar sem skráðar eru í Menntaskólanum í Kópavogi hafa allar laga­legan eða þjón­ustu­legan til­gang.

Afhending upplýsinga til þriðja aðila

Menntaskólinn í Kópavogi afhendir ekki þriðja aðila upp­lýs­ingar nema honum beri lagaleg skylda til, þess hafi verið óskað og fyr­ir­fram hafi verið gefið óyggj­andi samþykki fyrir því. Slíkt samþykki skal vera hægt að aft­ur­kalla á eins auðveldan hátt og samþykkið var gefið.

Hver er réttur einstaklingins?

• Einstaklingur hefur rétt til þess að fá allar þær persónulegu upplýsingar sem um hann eru skráðar hvort sem þær upplýsingar eru á rafrænu eða pappírsformi, hvaðan upplýsingarnar koma og til hvers þær eru notaðar
• Einstaklingur hefur rétt til að krefjast þess að rangar eða ófullkomnar skráningar verði leiðréttar
• Mikilvægt er að einstaklingur geri sér grein fyrir því að ekki er heimilt að eyða nokkru skjali í skjalasafni Menntaskólans í Kópavogi nema með heimild þjóðskjalavarðar

Varðveislutími

Þar sem Menntaskólinn í Kópavogi er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem skólinn vinnur því afhentar Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum.

Persónuverndarfulltrúi

Hjá Mennta- og menningarmálaráðuneytinu er starf­andi per­sónu­vernd­ar­full­trúi sem hefur það hlut­verk að sinna persónuverndarmálum og aðstoða framhaldsskólana við þau mál. Tengiliður Menntaskólans í Kópavogi við persónuverndarfulltrúann er skrifstofustjóri skólans.

Eftirlitsaðili

Per­sónu­vernd annast eft­irlit með fram­kvæmd laga um per­sónu­vernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu per­sónu­upp­lýs­inga. Sér­hver skráður ein­stak­lingur eða full­trúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Per­sónu­vernd ef hann telur að vinnsla per­sónu­upp­lýs­inga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Per­sónu­vernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Frekari upp­lýs­ingar um per­sónu­vernd er að finna á vef stofn­un­ar­innar, personuvernd.is

Endurskoðun

Menntaskólinn í Kópavogi getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig skólinn vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á stefnunni verður slíkt kynnt á heimasíðu skólans. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.